Документооборот в Microsoft SharePoint 2010. Просто как дважды два

Документооборот в Microsoft SharePoint 2010. Просто как дважды два

Что из себя представляет Workflow?

Один из элементов платформы SharePoint - workflow, в русской версии платформы называемый компонентом рабочих процессов. Хотя мы думаем, что термин "документооборот" более корректен для отражения сути английского термина.

Одним из наиболее используемых решений на базе корпоративного портала  SharePoint является Workflow, позволяющий организовать полноценную систему документооборота на предприятии.

На наш взгляд наибольшую потребность в разработке workflow ощущают организации малого и среднего бизнеса. В разных компаниях система документооборота организована по-разному, в зависимости от их отраслевой специфики и особенностей бизнес-процессов. Большинство компаний будет удовлетворено функционалом стандартных инструментов портала (календарей, списков контактов и задач и т.д.) и сможет внедрить SharePoint решения силами своего ИТ-отдела, однако для организации полноценного документооборота, скорее всего, нужно будет прибегнуть к помощи внешних специалистов, будь то внештатный разработчик или консалтинговая компания.

Рис.1. Пример организации документооборота

Для чего нужен документооборот в SharePoint?

Рассмотрим пару случаев применения документооборота SharePoint.

·                    В библиотеку SharePoint сотрудник может загрузить документ для его согласования с руководством и/или другими сотрудниками. Получатели документа могут утвердить или отклонить его, а также написать комментарии. Этот бизнес-процесс реализуется с помощью автоматизированного создания задач определенным пользователям (рис. 1).

·                     Сразу несколько сотрудников пользуются библиотекой для хранения и согласования однотипных документов с администрацией. При этом необходимо разграничить права доступа к документам так, чтобы определенная группа пользователей могла просматривать только свои загрузки, а руководство имело доступ ко всем документам.

·                    Автоматизация e-mail-рассылки.

Как настраиваются Workflow?

Следует помнить о том, что настройку документооборота, в отличие от многих других инструментов SharePoint, нельзя произвести непосредственно в браузере, в котором разрешается назначать уже существующие рабочие процессы. В стандартный пакет SharePoint Foundation встроен только один "трехэтапный" рабочий процесс.

Следовательно, для программирования workflow существует два инструмента:

·                    Visual Studio – профессиональное средство разработки, позволяющее настраивать и веб-приложения SharePoint;

·                    SharePoint Designer - программа для создания и разработки веб-сайтов Microsoft SharePoint. SharePoint Designer (рис. 2) позволяет производить настройки документооборота только в визуальной форме, без редактирования кода.

Правда, за счет такой упрощенной разработки значительно ограничена функциональность редактора: в нем можно реализовать только определенный спектр задач документооборота. Workflow, настроенный приглашенным разработчиком, при необходимости можно будет редактировать своими силами. Это возможно благодаря тесной интеграции с Visio, где  можно настраивать рабочие процессы, экспортируя их обратно в SharePoint Designer.

Хочется отметить, что настройка документооборота намного удобнее в новой версии Microsoft SharePoint  2010, нежели в предыдущей SharePoint 2007. К примеру, в SharePoint Designer 2010 предусмотрена возможность создания более сложных ветвящихся и параллельных структур рабочего процесса.


Giusto Consulting 01 декабря 2011, 14:55