Враги продуктивности: как их победить?

Враги продуктивности: как их победить?

«Как работать продуктивно?» – этот вопрос волнует большинство профессионалов. Современный работник находится в постоянном движении, среди огромного массива информации и задач, с которыми мозг простого человека, без помощи справиться не может. Что делать? Проводить анализ рабочего времени и оптимизировать собственную деятельность.

 

Вы уверены, что вся работа, которую вы выполняете приносит пользу? Если вас хотя бы раз в неделю посещает мысль, что «эта бурная деятельность на самом деле бесполезная трата времени», значит, пришло время для анализа рабочего времени и «разбора полетов».

 

Полезная работа не подсчитывается количественно – провел 10 совещаний, ответил на 150 писем и поговорил с 30-ю клиентами. Продуктивная работа – это, прежде всего, качество, результат. Проведите анализ рабочего времени и ответьте на вопрос: весь ли ваш труд приносит реальный и измеримый результат? Разумеется, есть и «текучка», от которой, при все желании, откзываться нельзя. Но она должна занимать не больше 15-20% вашего времени.

 

Грамотный анализ рабочего времени легко покажет главных врагов вашей продуктивности. А при правильном подходе, подскажет, как этих врагов победить. Как правило, нашими главными врагами становятся текущие дела, которые не отнимают много энергии, не заставляют наш ум напрягаться и, поэтому, мы охотно отдаем им предпочтение, когда стоит выбор: взяться за серьезную задачу или же расслабиться и просто «полистать» почту.

 

По мнению одного из авторов ресурса Лайфхакер, основных «врагов продуктивности» у работников всего три, но они могут отнимать до 80% времени у своих жертв. Без анализа рабочего времени, сколько бы работник не пытался освоить практики тайм-менеджмента, сколько бы не внедрял новых инструментов – все будет бесполезно.

 

Итак, узнаем врага в лицо. Главные пожиратели рабочего времени:

 

1. Рабочее расписание

 

Многим руководителям свойственно не проводить анализ рабочего времени и полагаться на «собственное чувство времени». Человеческие чувства субъективны, а время, как известно, «не резиновое», поэтому часто случаются ситуации, когда руководитель назначает столько рабочих встреч в день, что ни на что другое просто не остается времени.

Более того, из-за периодических задержек и форс-мажоров, встречи переносятся, растягиваются или попросту отменяются. Итог: руководитель раздражен, рассержен на себя и испытывает стресс, смешанный с чувством вины. Задержки на работе становятся катастрофическими и ежедневными. Обычно профессиональный работник становится рассеянным и непродуктивным.

Вывод тут один: ориентироваться на практики лучших бизнесменов: проводить анализ рабочего времени, чтобы лучше управлять им, успевать больше за меньшее количество часов.

2. Неумение сказать «нет» себе и окружающим, а потом выполнить обещанное

Большинство занятых работников сами загоняют себя в угол: дефицит их рабочих часов происходит из-за отсутствия анализа рабочего времени, попыток «взять все на себя», быть хорошим для всех, быть сверхчеловеком.

Однако, из-за постоянного отсутствия времени, цейтнотов и перегруженности, выполнять обещания становится либо совсем трудно, либо невозможно. Настоящий профессионал не должен допустить, чтобы его слова воспринимались скептически и теряли вес. А именно это может произойти, если давать необдуманные обещания, соглашаться помочь, а потом не выполнять сказанного.

Проводите регулярный анализ рабочего времени и беритесь только за то, что сможете сделать без вреда для прочих задач. Иначе слово продуктивность будет снова не «про вас».

3. Коммуникации с окружающим миром

 

Сотни e-mail остались без ответа, десятки непрочитанных сообщений во всевозможных мессенджерах, десятки открытых вкладок в окне браузера – все это отвлекает, демотивирует и не дает сосредоточиться на действительно важных задачах. Вам снова поможет анализ рабочего времени: сколько часов в день вы тратите на подобные коммуникации? А сколько должны? Выработайте правила коммуникаций с внешним миром, подумайте о найме личного помощника, который разгрузит вас от рутины и даст возможность заняться настоящим, продуктивным трудом.

 

Кто виноват и что делать?

 

Искать виновных в своих проблемах на стороне – значит глубоко ошибаться. Все проблемы – в отсутствии анализа рабочего времени, в отсутствии приоритетов, системы менеджмента рабочих задач.

Решение – очевидно. Взгляните на свою жизнь и работу объективно, проведите беспристрастный анализ рабочего времени, вычеркните из своих рабочих будней все лишнее и не приносящее результата, сосредоточьтесь на главном и действуйте!

 


Инфомаксимум 27 июля 2015, 09:28