Анализ рабочего времени: объять необъятное

Анализ рабочего времени: объять необъятное

Что происходит, когда человек перегружается? Он перестает эффективно выполнять свои рабочие функции. Руководители в этом смысле не исключение: жесткое расписание, потребность успеть везде и все, уместить в 8-12-16 рабочих часов неисчислимое количество задач. Навык анализа рабочего времени и умение осознанно давать себе передышку в таком случае становятся ключевыми.

Беспрерывный труд как культ

Почему же, делая все и надрываясь, человек не стремится изменить ситуацию? Потому что и на работе и в обществе сложилось четкое убеждение, что нужно брать на себя как можно больше, проявлять себя в разных областях и направлениях, работать, учиться и развиваться, чего бы это ни стоило. Ничегонеделание порицается. С детства родители и другие взрослые внушали мысль, что нужно неутомимо трудиться. И сейчас начальник и коллеги призывают быть усерднее, не упускать возможность, выкладываться максимально. Каждая минута заполнена – технические средства позволяют быть занятым всегда, лишь бы оценили  и поощрили. А анализ рабочего времени сводится к тому, чтобы уместить в него как можно больше дел.

Пугающее бездействие

Праздность, отдых, бездействие приравниваются к безответственности. Если проведя анализ рабочего времени, человек обнаруживает незаполненные «пробелы», то они ассоциируются с напрасной тратой жизни, неправильным поведением. Эти промежутки покоя и тишины пугают, человек стремится защититься от них лихорадочной деятельностью, шумом и бурной активностью. На работе таких людей называют ответственными и инициативными сотрудниками. Они получают свою награду минимум в социальном одобрении и признании.

Правильные пропорции

Дисбаланс между деятельностью и бездеятельностью увеличивается. Человеку приходится делать сознательное усилие, останавливаться и проводить анализ рабочего времени, чтобы выкинуть дела из головы. С такой проблемой сталкиваются и рядовые сотрудники и руководители, обычно это люди, стремящиеся добиться значительных успехов на трудовом поприще и ценные для компании. Не стоит ждать от подчиненных и от себя творческой энергии и особенного вдохновения, пока работа в команде не сбалансирована.

Эффективные руководители знают, насколько полезно для душевного и физического здоровья сознательно бездельничать и не поддаваться назойливому стремлению постоянно что-то делать. Они научились контролировать поток поступающих дел и задач, уменьшать их напор, проводить анализ рабочего времени и расставлять приоритеты. И не требуют от сотрудников круглосуточной стопроцентной ежесекундной отдачи. Они понимают, что именно так управленец сможет получить от подчиненных поток свежих идеи и нестандартных решений. Парадоксально, но иногда ключом к продуктивности может стать бездеятельность.

Заложник расписания

Часто руководитель «подчинен» своему расписанию и не имеет контроля над ситуацией. Если это так, то рекомендации ниже помогут снизить давление рабочих дел и управлять временем:

1.       Проведите анализ рабочего времени и расписания. Обратите внимание на мероприятия, которые напрямую связаны с вашей деятельностью и выделите те, которые требуют обязательного вашего присутствия.

2.       С самого начала выделите определенное время в календаре на приоритетные задачи и дела. Потом его всегда можно будет перераспределить. Затем заполните расписание, ориентируясь на приоритетность задач.

3.       Составьте список менее срочных и важных дел и проанализируйте их с помощью следующих вопросов:

Насколько это необходимо и необходимо ли вообще?

Если да, то нужно ли мне там присутствовать лично?

Имеется ли возможность принимать участие в этом реже?

Что можно предпринять, чтобы это занимало меньше времени?

Эти вопросы можно решить как самостоятельно, так и обратиться с ними к начальнику или коллегам. Если их не ставить вообще и не проводить анализ рабочего времени, то взять контроль над ситуацией и найти баланс между действием и бездействием будет все сложнее. И последствия непрерывной деятельности будут становиться все очевиднее.


Инфомаксимум 19 января 2015, 20:51