Сотрудников необходимо учить эффективно использовать время

Сотрудников необходимо учить эффективно использовать время

Нередко бывает так, что у сотрудников хорошие профессиональные навыки, но они неспособны правильно выстроить свой рабочий день. В таком случае контроль работы сотрудников и помощь в организации времени могут заметно улучшить показатели и повысить результативность.

Команда может состоять из равнозначно компетентных и лояльных работников, а некоторые могут обладать совершенно уникальными навыками. Однако это не мешает им также плохо владеть  навыками тайм-менеджмента  и по этой причине демонстрировать низкие результаты. Руководитель, устанавливая контроль работы сотрудников, может помочь им справиться с подобными сложностями, что, несомненно, скажется на результативности всей компании. Особенно в сезоны пиковой нагрузки, когда к недостаточным навыкам тайм-менеджмента присоединяются периоды аврала.

Общие принципы тайм-менеджмента, которые можно внедрять уже сейчас:

1.       Расставлять приоритеты.

2.       Решать важные задачи сейчас, чтобы потом не решать срочные.

3.       Планировать от общего к частному: детализация планов поможет легче и быстрее достичь цели.

4.       Планировать глобальные задачи наперед и разделять их на подзадачи, для каждой устанавливая свой срок.

5.       Если задачу можно выполнить за три минуты – сделайте это сразу.

6.       Планировать день с утра на день вперед и оставляйть резерв времени на непредвиденные задачи (около 30%).

7.       Фиксировать все «ненужное» на бумаге или других носителях, это позволит не засорять голову.

8.       Следить, чтобы отчет о проделанной работе не  занимал времени больше, чем сама работа.

Умение самостоятельно и грамотно планировать рабочий день снимет с руководителя необходимость жесткого контроля работы сотрудников. Но не стоит исключать возможные сложности при внедрении системы тайм-менеджмента:

1.       Индивидуальные особенности. Есть люди, которые даже после интенсивного курса тайм-менеджмента, не могут внедрить в жизнь полученные знания, при этом обладая исключительными профессиональными навыками. Терять такого ценного специалиста для компании совершенно невыгодно, тогда можно передать контроль работы сотрудника его непосредственному руководителю.

2.       Сложности восприятия информации. Во время и после обучения не каждый человек готов признаться, что он что-то не понял. И тогда может понадобиться дополнительное время на обучение и освоение навыков. В таком случае поможет детальная проработка сложных моментов и более интенсивный контроль работы сотрудника до момента освоения им новых навыков.

3.       Сопротивление переменам и страх перед ними. Это естественная защитная реакция на нововведения и она не означает, что сотрудник плохой или не хочет работать. Саботаж, формальное отношение к требованиям, попытки обойти систему чаще всего носят временный характер. На данном этапе будет достаточно усилить контроль работы сотрудника и пресекать подобные действия.

Каждый руководитель способен повысить результативность подчиненных, если поможет им овладеть простейшими, но такими необходимыми навыками тайм-менеджмента. Ведь не всегда низкая результативность говорит о непрофессионализме, возможно, причина этого – в неумении эффективно использовать рабочее время. Причина иногда кроется и в том, что не осуществляется контроль работы сотрудника – это расслабляет работников. Сочетание практик тайм-менеджмента с грамотным контролем работы сотрудников даст компании существенный эффект уже в первые месяцы!


Инфомаксимум 22 декабря 2014, 12:42