Программа учета рабочего времени и 7 советов по тайм-менеджменту

Программа учета рабочего времени и  7 советов по тайм-менеджменту

Сегодня все больше руководителей внедряют программу учета рабочего времени: она дает объективную картину загруженности работников, позволяет оптимизировать бизнес-процессы, своевременно узнавать о нарушениях рабочего регламента и многое другое. Но программа учета рабочего времени не панацея от всех проблем компании. Многое зависит от культуры тайм-менеджмента в коллективе. Множество полезных рекомендаций есть на эту тему, здесь представлены только десять, но и они помогут стать продуктивнее:

1.       Не смешивайте задачи, каждая из них требует раздельного выполнения, вне зависимости от того, нужна для них серьезная концентрация или нет. Когда рабочий процесс прерывается из-за необходимости что-либо обдумать, то работа замедляется, ритм сбивается и тормозится вся деятельность.

2.       Для второстепенной или малозначимой работы лучше выделать отдельное время, чем прерывать ей весь рабочий процесс. Рассылка писем, корректировка расписания и планов могут постоянно отвлекать от основной задачи, потому для них лучше выделить резерв времени в рабочем расписании. В этом случае в программе учета рабочего времени можно будет увидеть продолжительные промежутки времени, отведенные для решения одной конкретной задачи, что говорит о хорошей концентрации при ее решении.

3.       Большие и трудные задачи лучше разбивать на ряд маленьких и легких, так большой объем работы не будет пугать и рассеивать внимание. Именно умение делить большой проект на этапы и подзадачи помогает справиться с ним гораздо легче и не нарушая сроков.

4.       Если в течение 20 минут вы не можете приступить к какой-либо задаче, то лучше отложить ее. При этом не важно, какая причина будет вас останавливать. Чтобы не пострадала продуктивность, лучше взяться за другую задачу. Так в программе учета рабочего времени можно наблюдать у некоторых сотрудников частые и значительные перерывы в рабочем процессе. Если при этом и результат оставляет желать лучшего, не исключено, что человек не может справиться с поставленной задачей, делает частые перерывы, и потому в его работе нет прогресса.

5.       В вашем рабочем расписании обязательно должны быть расставлены приоритеты. Не бывает так, чтобы все задачи были одинаковой срочности и важности. Лучше всего, как только получилось настроиться на работу, приступить к решению самых важных вопросов, задачи попроще лучше перенести на вечер, мозг к этому времени уже устает и не способен решать что-то сложное. Приоритеты расставить проще, если выделить самую важную задачу и решить в первую очередь ее.

6.       Не бойтесь передавать некоторые задачи другим сотрудникам. Писатель Джон Максвелл говорит, что если другой сотрудник способен выполнить какое-то дело на 80% так же хорошо, как и вы, тогда это дело можно поручить ему. Это позволит быть гораздо эффективнее, что, конечно, отразится в статистике программы учета рабочего времени.

7.       Любую хорошую идею нужно записывать. Не стоит надеяться, что вы вспомните ее через неделю или месяц. Часто мы полагаемся на свою кратковременную память и зря, она не способна сохранить все важные для нас моменты. Потому используйте блокнот, доску или специальное приложение, чтобы фиксировать свои мысли.

Программа учета рабочего времени поможет обнаружить проблемы в работе персонала, но чтобы их исправить нужно осознанное отношение к ним со стороны сотрудников. Заинтересованность работодателя в повышении продуктивности естественна, а вот культура тайм-менеджмента у персонала может быть на низком уровне. Потому программа учета рабочего времени служит для анализа ситуации, но, какие меры для ее выправления следует принимать, решать только руководству.


Инфомаксимум 23 июля 2015, 09:05